Uw gegevens zorgvuldig behandeld

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 3 oktober 2026

RuNaCo begeleidt ondernemers bij financiële keuzes. Daarbij behandelen we uw persoonsgegevens en bedrijfsinformatie zorgvuldig. Hieronder leest u welke gegevens we gebruiken, waarom en welke rechten u hebt.

Wie is verantwoordelijk?

RuNaCo BV, ondernemingsnummer BE 0457.439.033, met maatschappelijke zetel aan Puursesteenweg 390 C, 2880 Bornem, België, is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerkingen.

Uw contactpersoon is Nadine Ringoot. Voor vragen of verzoeken over uw privacy: nadine.ringoot@runaco.be of +32 475 48 02 75.

Welke gegevens gebruiken we?

Bij contact kunnen we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam en de inhoud van uw vraag verwerken. We ontvangen deze gegevens van u of van iemand die namens uw onderneming contact met ons legt.

Bij een samenwerking verwerken we de informatie die noodzakelijk is voor de afgesproken begeleiding, zoals financiële documenten, contractgegevens en zakelijke correspondentie. Bedrijfsinformatie is een persoonsgegeven wanneer ze betrekking heeft op een identificeerbare persoon, bijvoorbeeld een zelfstandige, medewerker of klant.

Het kennismakingsformulier op onze website verstuurt zelf niets naar RuNaCo. Het opent een conceptbericht in uw eigen e-mailprogramma. U beslist zelf of u dat bericht verstuurt.

Voor levering en beveiliging van de website kan de hostinginfrastructuur technische gegevens verwerken, zoals uw IP-adres en opgevraagde pagina.

Waarom en op welke grond?

• Om uw vraag te beantwoorden en een samenwerking voor te bereiden: noodzakelijke stappen voorafgaand aan een overeenkomst wanneer u zelf contractspartij bent; voor zakelijke contactpersonen ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen.
• Om de afgesproken begeleiding uit te voeren: uitvoering van de overeenkomst voor gegevens van onze contractspartij. Voor noodzakelijke gegevens van andere betrokkenen beoordelen we de toepasselijke grondslag, waaronder gerechtvaardigd belang bij uitvoering van de zakelijke opdracht, en hun privacybelangen.
• Voor administratie, facturering en wettelijke verplichtingen: een wettelijke verplichting.
• Voor beveiliging en bescherming van onze rechten bij een geschil: ons gerechtvaardigd belang, voor zover noodzakelijk en met aandacht voor uw rechten.

U hoeft geen gegevens te bezorgen. Zonder noodzakelijke contact- of dossierinformatie kunnen we uw vraag mogelijk niet beantwoorden of de opdracht niet uitvoeren.

Verwerken we persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant, dan gelden de afspraken en instructies in de afzonderlijke verwerkersovereenkomst. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen doeleinden en informatie aan betrokkenen.

Wie kan gegevens ontvangen?

Nadine Ringoot is de enige interne medewerker van RuNaCo. Voor e-mail, documenten en digitale samenwerking gebruiken we Microsoft 365; voor AI-ondersteuning OpenAI Business. De website wordt gehost via OpenAI Sites en de bijbehorende infrastructuur, waaronder Cloudflare.

Deze dienstverleners en hun onderaannemers verwerken gegevens voor zover nodig voor de dienstverlening, onder de toepasselijke standaardvoorwaarden en afspraken over gegevensbescherming. We verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wanneer afgesproken en noodzakelijk voor de opdracht kunnen we informatie delen met uw accountant of andere adviseur. We kunnen ook gegevens verstrekken wanneer de wet dat verplicht of wanneer dit noodzakelijk is bij een juridisch geschil.

AI als ondersteuning

RuNaCo gebruikt voornamelijk OpenAI Business bij voorbereiding en analyse. Volgens de standaardvoorwaarden worden zakelijke gegevens bij dit abonnement standaard niet gebruikt om modellen te trainen. We beperken de gebruikte informatie tot wat nodig is voor de opdracht. Nadine beoordeelt de uitkomsten en blijft verantwoordelijk voor de begeleiding. We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van AI.

Het abonnement betekent niet dat gegevens nooit worden opgeslagen. Opslag en verwijdering volgen de toepasselijke voorwaarden, functies en instellingen van de dienst.

Internationale verwerking

Onze internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Hun standaardafspraken voorzien waar vereist in doorgiftewaarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen of een toepasselijk adequaatheidsbesluit. Een Business-abonnement garandeert op zichzelf geen verwerking uitsluitend binnen Europa.

Meer informatie vindt u in de Microsoft-verwerkersvoorwaarden, de OpenAI-verwerkersvoorwaarden en de voorwaarden voor OpenAI Sites. U kunt Nadine om informatie over of een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Gegevens uit een samenwerking: zolang noodzakelijk voor uitvoering en opvolging van de opdracht en daarna voor toepasselijke wettelijke of beroepsrechtelijke bewaarplichten, of zolang noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
• Facturen en boekhoudstukken: volgens de wettelijke bewaarplicht. Voor de algemene btw-bewaarplicht is dit 10 jaar, vanaf 1 januari na het jaar van uitreiking; voor boeken vanaf 1 januari na het jaar waarin ze zijn afgesloten. Bijzondere wettelijke regels kunnen afwijken.
• Tijdelijke werkbestanden: zolang noodzakelijk voor het betreffende werk. Niet meer noodzakelijke gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Technische gegevens en kopieën bij dienstverleners: volgens de toepasselijke standaardvoorwaarden, instellingen en procedures voor beveiliging, herstel en verwijdering. De termijn kan per dienst en soort gegeven verschillen; er geldt geen algemene termijn van 12 maanden voor alle providerlogs of back-ups.

Verwijdering uit actieve bestanden betekent niet dat alle herstelkopieën onmiddellijk verdwijnen. Voor informatie over de termijn die in uw situatie geldt kunt u Nadine contacteren.

Website en externe diensten

In de eigen websitecode zijn geen marketingtrackers of analysetools opgenomen. De hostingdiensten kunnen technische gegevens verwerken voor werking en beveiliging.

De website gebruikt Google Fonts voor de lettertypes. Uw browser maakt daarvoor verbinding met Google en geeft onder meer uw IP-adres door. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google. Bij externe links, zoals Google Maps of LinkedIn, geldt voor uw bezoek aan die dienst de privacyinformatie van die aanbieder.

Uw rechten

Afhankelijk van de verwerking hebt u recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u die intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking ongedaan te maken.

Stuur uw verzoek naar nadine.ringoot@runaco.be. We antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren u daarover binnen de eerste maand. We kunnen proportioneel aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Sommige gegevens moeten of mogen we blijven bewaren, bijvoorbeeld wegens een wettelijke verplichting. We leggen een eventuele beperking van uw verzoek uit. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

Bij wijzigingen in onze werkwijze passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst is bijgewerkt.